デキる女性はやっている! 仕事を早く終わらせる4つのヒント

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大塚 ちえ

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2019.09.25.Wed

最近は働き方改革も進んで、「残業するな」と言われるようになった、という人も多いのではないでしょうか。しかし、かなり効率よく仕事をしないと仕事が終わらないというプレッシャーに負けそうな人もいる様子。そこで今回は、効率よく仕事を終わらせるためのヒントをご紹介します。

効率よく仕事を終わらせるためのヒント

1日のタスクと時間割を作る

出社後、なんとなく思いついた仕事から始めるのではなく、その日にやらなければならないことをきちんと整理しておきましょう。月曜日にはほとんどのことを忘れてしまってミスが起きる場合もあるので、金曜日のうちに翌週に持ち越しになった仕事をメモしておくのも忘れずに。
タスクを書き出したら、そのタスクごとに必要な時間も計算しましょう。締め切りがあるものを優先し、朝からその日1日のタスクを時間割のような感じで書き出していきます。「9:30~10:30 企画書作成」とか「13:30~15:00 A社プレゼン資料作成」など、時間と一緒に書いておくとその日の動きがイメージしやすくなります。

人を動かす仕事と自分が動く仕事を分ける

仕事の中には、人にお願いしてやってもらう仕事と自分の手を動かして成果物をあげる仕事がありますよね。これは交互にこなすようにしましょう。人にお願いして何か仕事をしてもらっている間に、自分も手を動かして成果物をあげる。お願いしていた仕事が終わった頃にはまた別の人に仕事の依頼をする、というように流れができるとラクになります。

できることから消化していく

小さなタスクを後回しにしていると、いつまでたっても「未完了のタスク」が片付かないまま増えていきます。すぐにできることはその場で終わらせて、「未完了のタスク」を減らしていくことが大事です。
タスクが溜まっていくと、最初は小さな仕事でも締め切りに間に合わせるための再調整が必要になったり、思いがけないトラブルで間に合わなくなったり完成度が低くなったりする可能性があります。
できることはすぐやる、これが鉄則です。あえて時間割に「簡単なタスク処理の時間」を30分から1時間ほど作っておくのもいいですね。

その時に1ステップ進めておくことが大事

完了させるまでに色んな部署との調整が必要になったり、関係者同士で揉めたりと長丁場になりそうなタスクでも、その時に1ステップ進めておくだけで気がラクになりますし、全体のスケジュールに余裕が出ることもあります。
面倒ごとはつい後回しにしてしまうかもしれませんが、面倒ごとほど早めに、小さなアクションでもいいので進めておくこと。これが本当に大事なのです。

まとめ

いかがでしたか。仕事は効率よく回すということがとても重要です。ペースがつかめないという人もいるかもしれませんが、まずは落ち着いて自分の仕事の全量を把握すること。それから、それぞれのタスクにあてられる時間を考えていけば余計なことを考える暇もなくなり、仕事に集中できるようになりますよ。

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記事を書いたのはこの人

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大塚 ちえ

都内で働く金融OL。仕事に家事に育児に貯金に、忙しい現代のはたらく女性を応援する記事を目指し日々精進中。