目指せ残業時間ゼロ! 効率よく仕事をするためにやりたい4つのこと

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大塚 ちえ

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2019.04.04.Thu

最近は「働き方改革」という言葉も一般化し、多くの企業で残業を減らす取り組みが行われているのではないでしょうか。残業が多いと自分の時間も持てなくなりますし、毎日の楽しみが半減してしまいます。
そこで今回は、残業しないで済むように効率よく仕事をするコツをご紹介します。

効率のいい仕事のすすめ方

タスク管理ツールを活用する

まずやってほしいのがタスク管理ツールを有効に活用できるようになることです。「タスク管理」などで検索すれば無料のタスク管理ツールがいくつも出てきますから、自分に合ったものを見つけてください。アナログ派という人は、手書きでもいいのでとにかく今日やらなければならないことの一覧を作りましょう。
すべて書き出してみることで、効率よく仕事がすすめられるだけでなく、タスクの漏れがなくなって仕事のミスも少なくなります。

毎朝タスクの消化順位をつける

自分に合うツールが見つかったら、20分くらいかけてもいいので、毎朝自分のタスクを整理してタスクの消化順位をつける習慣をつけましょう。さくっと終わる仕事は早めに、腰を落ち着けてやりたい仕事は午後、などと自分のやりやすいようにスケジュールを組んでください。
また、相談や決裁が必要な案件と決裁者のスケジュールの確認も忘れずに。確認が必要な仕事ばかり溜め込むと、決裁者が席を外しているだけで仕事がすすまなくなってしまいます。そういう仕事ばかり溜め込まないことも大事ですが、決裁者のスケジュールをあらかじめ見ておくと、仕事がうまくすすめられるようになりますよ。

それぞれのタスクにタイムスケジュールをつける

書き出したタスクに、「○分で終わらせる」という目安の時間を書いておきましょう。もしくは、「○時~○時 A社へ提出する営業資料作成」などと時間で区切ってタスクの横に書いておくといいですね。時間を書いておくと自然とその時間内に終わらせようと頑張りますから、無駄なくテキパキとすすめられます。
所要時間を「頑張ればこなせる時間」に設定することも大事です。余裕を持ちすぎるとダラけてしまいますし、タイトすぎるとやる気が起きなくなってしまいます。

「人を動かす仕事」と「自分で動く仕事」に分ける

数あるタスクを眺めてみると、「人を動かす仕事」と「自分で動く仕事」に分けることができることに気がつくと思います。これらはうまく交互にこなせるといいですね。
たとえば「人を動かす仕事」を先にやって、誰かが動いてくれている間に「自分が動く仕事」を片づける、という感じです。そうすると仕事にリズムができてきますし、「待ち時間」ができなくて効率よく仕事ができます。

まとめ

いかがでしたか。仕事を効率よくすすめるためには、いくつかのコツがあるのです。タスクの管理が苦手という人もいるかもしれませんが、やってみれば慣れていくもの。ちょっとしたコツもつかめてくるので、まずはやってみてくださいね。

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記事を書いたのはこの人

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大塚 ちえ

都内で働く金融OL。仕事に家事に育児に貯金に、忙しい現代のはたらく女性を応援する記事を目指し日々精進中。