仕事が立て込んで泣きたい…優先順位のABCDでもうパニックにならない！

「やるべきことに優先順位を付けるといい」とはよく聞くけれど、大事な物事からとりあえず書き出すだけになっていませんか？　優先度をもう少し細かく区分して、やるべきことを振り分けると、早急にやらなければいけないことって意外と1つか2つであったりするんです。ちょっと意識するだけで心が軽くなる、物事の振り分け方をご紹介しましょう。

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4つに区分して優先度を明確に

ただ箇条書きで項目をあげるだけでは、やらなければいけないことをざっと把握することはできても、どれから手をつけるべきなのか、パッと見では見分けがつきませんよね。
そこで、箇条書きにしたところからさらに、「A・B・C・D」の4つの区分に分けます。Aには最優先事項、BにはAのことが終わったら次に取り掛かるべき事項、Cには時間が空いたときに取り掛かりたい事項、Dには取り敢えず寝かせておいても大丈夫な事項を、それぞれの優先度にあった区分に振り分けてみましょう。

4つに区分するときの図の書き方

まずはなるべく大きな円を描き、それをピザを切るときみたいに4等分になるように線を引いて区切ってください。円の中にできた区分のうち、左上が「A」、右上が「B」、左下が「C」、右下が「D」とします。この図の中にやらなければならないことを優先度別に当てはめていきましょう。
図を使うことで、箇条書きにしたときよりも頭の中で整理しやすくなります。

優先度最高： A

ここに区分されるものは、あまりたくさんにならないように気をつけること。気持ち的にどれもこれも早く終わらせたいのは分かりますが、まだ「B」という項目もありますから、期限が間近まで迫っているものや、下準備に時間のかかるものから上位3つくらいを目安に「A」に振り分けていきましょう。
がんばり屋さんなのはとてもいいことですが、ストイックに物事を詰め込みすぎて、1つの物事のクオリティが下がってしまっては、せっかくの努力も結果として残せません。焦らずに物事に取り組めるよう、最優先事項を見極めていきましょう。

優先度高め： B

「A」に振り分けるほどの優先度ではないけれど、最優先事項が終わり次第、手をつけた方がいいと思われるものをここに振り分けていきます。
もしくは、「A」に振り分けたかったけれど、最優先事項が多くなりすぎてスケジュールが苦しくなりそう……と迷ったものも、ここに振り分けておきましょう。

優先度そこそこ： C

期限はあるものの、時間的に余裕のある物事をここに振り分けておきます。優先度高いものの作業が完了し次第、「B」または、空きがあるようなら「A」に繰りあがるもの、ということになります。具体的には今月中～来月頭くらいに済ませるものという感覚でしょうか。

優先度低め： D

期限はとりあえずないが、時間のあるときに手をつけられればいいようなものを「D」にまとめておきましょう。今までは優先度が「D」のものも「A」のものも、ごちゃまぜになっていたのではないでしょうか。
4つにきっちりと区分することで、「D」のものを時間をかけて一生懸命完成させたけれど、その頃には最優先事項の期限が迫っていた、という事態も回避できるので、安心して「A」の物事から順に取り組んでくださいね。

特に焦りがちな人は…

4つに振り分けたのち、「A」の中の最優先事項、「B」の中の最優先事項と、「C・D」も同様に、項目ごとにさらに細かく優先順位を付けることで、スケジュール管理がよりきっちりとできるので、見通しがつかないと焦りがちな人におすすめです。

まとめ

なんでも早めにこなさなければ、と思う人はとても真面目なので、「A」に入れたかったけれど「B」に入れてしまった……と自分の気合いのなさを責めずとも、なんの心配もいりません。
どの項目に振り分けたとしても、そういう人は確実に物事をこなせる人です。
何度も言うようですが、焦らず、自分を追い込みすぎず「やらなければならないこと」だけでなく「やりたいこと」の優先度も考えていけるようになりたいですね！