もらうとうれしい！　ビジネスでも使える「喜ばれる」メールの書き方とは？

もらうとうれしいメールってありますよね。ビジネスの場では定型文が多く、そのほうが効率もいいといわれていますが、本当にそうでしょうか。取引先の人と親交を深めることで交渉事もスムーズに進むようになりますし、仕事も楽しくなります。でも、信仰を深めるのは定型文ばかりのメールでは難しいですよね。
そこで今回は、ビジネスでも使える「喜ばれるメール」の書き方についてご紹介します。

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「喜ばれるメール」の書き方

1． 丁寧な言葉も大事、でも親しみを感じる一言も

一般的にはビジネスメールというと、丁寧な言葉でできるだけ簡潔に、と言われることが多いと思います。確かにそれも大事ではありますが、ただ「いつも大変お世話になっております。○○会社の××です」と言われて、用件を伝え、最後には「大変お手数をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い致します」と締めるだけでは距離も縮まらないですし、どこか冷たい印象を与えてしまいます。
丁寧な言葉は大事なのですが、「あたたかくなってきましたね」とか「あいにく雨が続いておりますが」など、ちょっと定型文から外れたやわらかい印象を受ける一言を入れるだけで親しみやすさが増します。

2． 話した内容を1行添える

面識のある相手なら、過去に話したことのある話題について一言触れるといいですね。愛犬について話をした人には「ワンちゃんと楽しく過ごされているのが目に浮かびます」とか、子どもの話をした人には「お子さまはお元気でしょうか」など、深入りしすぎないけれど「ちゃんと話したことを覚えている」のが伝わるような一言を混ぜておくといいですよね。ここが相手との心の距離をぐっと縮めるポイントです。
そのメールを読んだ相手がどう思うかをイメージして一言考えてみましょう。

3． 御礼と謝罪はきちんと伝えること

ビジネスメールでありがちなのが、定型文すぎて感謝の気持ちや謝罪の気持ちがしっかり伝わらないことがあります。「～の件でご迷惑をおかけいたしまして、誠に申し訳ございませんでした。今後、このようなことのないよう再発防止に努めてまいります」と書かれているだけで、本当の気持ちって伝わるものでしょうか。「ただの決まり文句で、とにかく謝っておけばいいと思っているのだろう」と思う人もいるかもしれません。
そうならないために、ここでもあなたのオリジナルの文章を一言加えましょう。「～の件でお忙しくされているときに誠に申し訳ございません」など、相手との会話を思い出して伝えてもいいですし、難しければ「ご多用の中、いつも迅速にご対応いただきまして誠にありがとうございます」というように「いつも」と添えるだけでもちょっと印象が変わります。

4． できるだけ簡単に、用件が伝わるように

気遣う文章やオリジナリティのある言葉を入れても、あくまでビジネスの場で使うメールなら相手に用件が伝わらないと意味がありません。お願い事や対応してほしいことが複数ある場合には箇条書きで書いたり、その作業を完了してほしいタイミングについて記載しておいたりして相手に用件がわかるようにしておく必要があります。
相手も忙しい中であなたのメールをチェックしているということを忘れないようにしてくださいね。

まとめ

いかがでしたか。ビジネスメールといえども、相手との距離が遠かったら仕事がしづらいだけですよね。親しみやすく、あたたかなメールを送ることであなたに好感を抱いてくれて、仕事がしやすくなるケースもたくさんあります。
ぜひ、たかがメールだとぞんざいに扱わないで、心を込めてメールを打つようにしてくださいね。