仕事をためこまない！メールをサッと返信するコツ7つ

会社に到着して、メールボックスを開くとたくさんのメール。休み明けは、その量に圧倒されて朝からブルー、なんてこともあるかもしれません。でも、そこで溜め込んでしまっては大変になる一方です。時間をかけずに返信するコツを身につけて、メール上手を目指しましょう。

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1.文章の「軸」を見つける

よほど複雑な内容でない限り、相手の言いたいことは1回読んだだけでつかむようにしましょう。「つまり、こういうことね」と、読みながら頭の中で一言にまとめます。

2.普段から、考えを整理しておく

読解ができたら、次は回答です。日頃から、おおまかで良いので、「Aは断る」「Bなら受ける」など、どう対応しようかを決めておくと、決断がはやくなります。

3.文章を書く速度をあげる

物理的なスピードをアップする方法です。ブラインドタッチを基本にしつつ、頻出ワードは単語登録しておくなど、短い時間で文章を書くための工夫をしましょう。

4.「Re:」返信を気にしない

仕事上のメールでは、「Re」で返信しても失礼にはならないものです。むしろ、毎回タイトルを変えると、話の流れが追いにくくなるので、気にしすぎずに返信しましょう。

5.返すタイミングを3種類に分ける

時にはすぐに返信しにくい内容もあると思います。タイミングは「即レス」、「当日中」、「翌日」くらいに分けて考えると便利です。日程調整など単純なものほど、後回しにしないで、すぐに返します。

6.フラグや色わけでわかりやすく

「このメール、返信したかなぁ？」と考えるのは時間のロスになります。要回答のものはフラグをつけるなど、視覚的にわかりやすい状態にしてフォルダに残します。

7.確認するポイントを決めておく

どんなに速くても、ミスがあっては元も子もありません。メールアドレス、署名、相手の名前など、自分なりの確認ポイントを最初から決めておくと、短時間でしっかりチェックができます。

メールの返信が速い。それ自体は小さなことですが、日頃から、すぐに対応するクセづけをすることで、作業全体の効率化ができたり、仕事相手から信頼されたり、という効果も期待できます。サッと返信できるコツ、よかったら試してみてくださいね。