「残業おブス」にならないためのシンプル仕事術10つ

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Googirl編集部

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2012.02.08.Wed

働きマンにとって、毎日の残業はあたりまえかも。1日1~2時間の残業ならまだしも、終電まで帰れないのが普通だとなるともう大変。早く帰れる人に比べて、格段に自由な時間が少なくなります。人生は長いようでいて短い。本当にそのままで良いですか?

たとえば9~18時が仕事時間だとします。毎日終電頃まで6時間残業をした場合、週で30時間残業、月で120時間残業となり、日に換算するとその間なんと5日間に!
5日間あれば何ができますか。本を何冊読めるでしょうか。映画を何本観られるでしょうか。何人の人と会えるでしょうか。

長過ぎる残業をしてしまうあまり、平日休日トータルで「残業おブス」になってしまうことのないよう、働きながら心がけておきたいことをまとめました。仕事はシンプルに効率化できるものなんです。今日から実践して、おブスを回避しちゃって!

1、「この仕事は私しかできない」という思い込みを捨てる

妙に責任感があるというか、会社にとって自分は必要過ぎる人だと信じ込んでいる人が多いです。全然そんなことないのです。会社の仕事には色々とマニュアルがあり、それさえ覚えれば誰でもできるのです。その証拠に引き継ぎさえすれば、その仕事はスムーズに動いていきます。

2、後輩にどんどん仕事をふる

自分のところに仕事を溜め込む必要はありません。自分ができるようになったら、次のステージへ行くべき。慣れた仕事は後輩や後から入ってきた人へふり、仕事を循環させること。自分の手間も減ります。

3、暇そうな上司に仕事をふる

偉い人というのは意外と暇にしているもの。Facebookばかり見ている上司がいたら仕事をふっても良いです。必要な資料があれば「××さんが作ったあの資料分かりやすいですよねー。あれどこにあるんでしたっけ?」などと言って探してもらうとか。上手い言葉で誘導することが大事。曲がりなりにも上司なので邪見に扱ったり、バカにした態度を取るのは厳禁。

4、バッファ(余裕)を最低2日は持つ

理想は納期の2~3日前に1度完成させ、それを上司などに確認してもらうというスケジュール感です。2日前にチェックしてもらうと、残り1日で不備などを修正することが可能です。3日前のチェックだとさらに安心。修正版も確認してもらう時間があります。

5、テンプレートを作る

メールの定型文、よく用いる資料(パワーポイント、ワードなど)は予めテンプレートを作っておくと、かなり作業効率が上がります。逆に1から作るとなると、毎回それだけで無駄な時間が発生。メールだけでも1日50通対応するとなると、かなりの量に。

6、よく使う資料は取り出しやすい場所に置く

紙の資料でもPC上に置いた資料でも同じです。頻繁に参照する資料(数字データ、グラフなど)をいちいち「どこのフォルダにあったっけ?」と探すのは、かなり効率が悪いこと。1つフォルダがあれば、その直下に「よく使う資料まとめ」などとして入れておくのが便利です。情報が色々なところに散らばっている場合、ショートカットを作成するのがオススメ。

7、MTGではアジェンダと議事録を必ず作る

何も準備しないで臨むMTGほど滑稽なことはありません。そもそもMTGは「決めなくてはいけないこと」「確認しなくてはならないこと」があって開かれるので、その下準備すらないということはMTGをしなくてもいいのと同義。アジェンダ(議題リスト)を作り、その内容に沿って進行をしていくと、必ずきっちりと終わります。決めたことを後で議事録として、皆に共有するのも必須。MTGに意味を持たせましょう。

8、ランチタイムをきっちり取る

「仕事が終わらない!」などと言って、デスクでランチを取るのは考えもの。外へ行きましょう。お弁当でも良いですが、デスクから離れて取りましょう。メリハリを付けることが大事なのです。気分転換をせずに働き続けても、新しい発想は生まれませんし、気持ちもあまりよくありません。

9、「自分は万能ではない」と自覚する

これもある種幸せな思い込みで「私は仕事ができるのよ!」と信じがちな人がいます。仕事ができるかどうかは主観的な評価ではなく、客観的な評価で分かるもの。それがすべてです。できないのにできると思い込んで暴走すると、キャパシティーオーバーな状態になります。

10、「忙しい」を口にしない

忙しいという言葉は悪魔の言葉。連発している人は、はっきり言ってダサいです。本当に仕事ができる人は「忙しい」と口にする暇があれば、手を動かしています。無駄なことを発する前に、まず手を動かしなさいという話です。

自分の時間は自分で作るものであり、管理するものでもあります。そのことを意識して、効率良く、仕事の成果を出したいものですよね。

ライター:池田園子

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