仕事のうっかり防止に!付せんでToDo管理をする方法

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2013.06.10.Mon

仕事の「To Do(やるべきこと)」、皆さんはどんな風に管理していますか? 予定や締め切りは守って当たり前とはいえ、あまりに忙しいと、「つい、うっかり!」ということも。
うっかり防止に効果的なのが、付せんを使った仕事の管理術です。目に見える形でコントロールすることで、忘れにくく、楽しみながら仕事を進めることができますよ。

基本の道具(付せん)

使いやすいのは、25mm×75mmのタイプです。もう少し小さいと入る文字に限りがありますし、少し見にくい場合もあります。はがれてなくなってしまうと困るので、できれば、強粘着タイプにしましょう。私の場合は、付せんを貼る場所(パソコンの画面周辺)が黒いので、目につくように蛍光カラーのものを使っています。

書き方と貼り方

付せん1枚に「To Do」を1つ書きます。たとえば「3時、Aさんに電話」、「20日、報告書提出」などです。書いたら、パソコンの画面の近くなど目に入るところに貼ります。量が多くて貼れない、誰からも見える場所に書くのは抵抗があるという場合は、手元にボードを用意して、そこに貼るという方法もあります。私は、会社員時代から、デスク周りが汚くならないように貼る場所をコンパクトにまとめる、何のことかわからないようにプロジェクト名は記号で書くといった工夫をしています。

終了後の付せん

付せん1枚=「To Do」1つですから、やるべきことが終わったら、その付せんは捨てます。朝はたくさんあった付せんがどんどん減っていく様子を見るのは、仕事が進んでいるという達成感を感じることにもつながりますよ。翌日に持ち越す仕事が出た場合は、貼ったままにしておけば良いので簡単です。
似たような方法では、1枚の紙に書いて線で消していくという方法もありますが、個人的には、「取って捨てる」というアクションの方がわかりやすいと感じています。

付せんを使って仕事を管理するようにすると、「やるべきこと」がハッキリするので、仕事を進めやすくなります。急な依頼や指示が入っても、書いて貼ることを習慣にしておけば、忘れにくくなりますよ。慣れてきたら、プロジェクトごとに付せんの色を変える、時系列で上から並べて貼るなど、さらに使いやすくする工夫も加えてみてくださいね。

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記事を書いたのはこの人

Written by

吉戸 三貴(よしど みき)

コミュニケーションスタイリスト。パリ留学、美ら海水族館広報、PRプランナーなどを経て、表参道で起業。ブランドPRや女性の悩み相談など、様々なコミュニケーションの課題解決をサポートしている。得意分野は、コミュニケーション(恋愛・仕事)、働く女性、ライフスタイル、仕事術など。
著書 『心に残る人になる たった1つの工夫「ありがとう」の手書き習慣』